1、结束语运用不当。公文的多数文种都有专门的结束用语，但日常工作中常有乱用、错用结束语的现象。比如，某请示的结束语为“此致，敬礼”，在公文中使用礼仪性祝颂语是大忌，应改为“以上请示当否，请批复”。又如，某复函的结束语为“特此回复”，也不规范，应改为“特此函复”。同理，批复的结束语应为“特此批复”。

2、（一）标题拟写不当

3、明确结论：将原标题中的主要内容和关键信息提炼出来，凝练为一个简短精悍的短语或词语，用以表达文章的主旨。

4、发文机关代字是发文机关名称的简缩语，应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如，宁波市人民制发的公文，发文机关代字为“甬政”；宁波市教育局制发的公文，发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当，就容易造成混淆，起不到应有的作用。比如，“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”，因为还有“鄞州中学”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”，因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。

5、违反一文一事原则。新《条例》规定，请示应当一文一事；但在实际工作中，经常出现一文多事的现象。比如，某职业学校就解决学生宿舍楼建设资金问题向市教育局行请示文。正文中除请求解决学生宿舍楼建设资金外，还涉及该校书馆尚未达标，希望上级部门予以支持的内容。这就违反了请示一文一事的写作原则，正确的做法应该把后一件事删去，可另外行文请示。

6、可以通过以下步骤实现：

7、主送多个机关。新《条例》规定，向上级机关行文“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关”。比如，《××职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》，主送机关是“市人民、市教育局”，显然存在多头主送的错误，正确的主送机关应当只写“市教育局”。

8、本文试对公文写作中的常见错误进行分析。

9、（3）批复与复函错用。批复是对请示的答复，由具有隶属关系的上级对下级使用；复函是对来函的答复，用于不相隶属的机关之间。比如，《宁波市人民关于同意建造水闸拨助经费的复函》，发文机关是宁波市人民，主送机关是北仑区人民，两者是具有隶属关系的上下级，所以正确的标题应该是《宁波市人民关于同意建造水闸拨助经费的批复》。

10、新《格式》明确规定，“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教（2013）第12号”中的年份使用圆括号标示，则是错误的，应改为“〔2013〕”。

11、规范性公文不能以个人的名义行文，以校长的名义下通知可以不受各式限制。

12、（一）抄送给个人

13、使用缩写或简化词语:例如,将“公司年度销售报告”缩写为“公司销售报告”。

14、（1）请示与报告混用。请示与报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求。请示“适用于向上级机关请求指示、批准”，必须事前行文，上级收到请示必须答复。报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问”，可以事中行文，也可以事后行文，不需要上级答复。在写作中，请示与报告混用的例子如：①《××公司关于举办技术交易会开展技术协作活动的请示报告》，②《××学校关于购买冷冻机的报告》。从标题中的事由来看，都是请求上级批准某事项，因此应将①中的“报告”去掉，②中的“报告”改为“请示”。

15、内容层次错乱。公文是为解决实际问题而撰写的，重在实用，所以观点要明确，条理要清晰。因此，公文有着特殊的结构层次和顺序。比如某通报的正文：“××制鞋有限公司长期以来无后勤保卫规则，亦无领导同志值班制度，安全管理混乱。该公司前后有三大厂房，职工下班后，仅有一位年近七旬的老人值守，没有严格的规章制度和岗位责任制，使个别思想不健康的职工有机可乘，因而该公司的成品、半成品经常被盗，但始终未能引起该公司领导的足够重视。经查，十二月十七日晚发生的火灾完全是一起人为的事故，是严重的失职行为。为严肃纪律，我公司决定撤消该公司××总经理职务，扣发全年奖金。”这则通报的正文次序非常混乱，按照公文的结构层次和顺序，应先写事实，再写评析，再写决定和要求。首先写“12月17日晚，××制鞋有限公司发生火灾。经调查，该火灾是一起人为事故。”其次写“该公司长期以来无后勤保卫规则……但始终未引起领导重视。”最后写“鉴于该公司领导没有做好安全生产工作，且漠视组织规定，现决定撤消该公司××总经理职务，扣发全年奖金。希望各分公司和分厂从中吸取教训。”

16、使用符号或特殊字符:例如将“新产品发布会议纪要”改为“新品发布会议|纪要”。

17、（二）括号使用不当

18、缺少过渡句。过渡就是文章中前后内容、段落之间的衔接与转换，具有承上启下的作用。如果没有过渡性的文字，段落的转换就会显得突兀，文章的意思也不会贯通。比如，一份会议通知，开头部分写明“根据……拟召开××会议”，主体部分交代会议的时间、地点、内容、参加人员等。但是，在开头部分与主体部分之间缺少过渡性文字连接，致使主体部分显得很不自然，正确做法是在“拟召开××会议”后面加上“现将有关事项通知如下”。这样，开头部分与主体部分的衔接就自然了。

19、使用关键词:将标题中最重要的关键词提取出来,例如将“冬季户外运动装备推荐”改为“户外运动装备推荐”。

20、主送领导个人。新《条例》规定，“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文”。比如，《××电子工业学校关于解决教师编制问题的请示》，主送机关是“××局长”，应当改为“××教育局”。

21、新《格式》明确规定，发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”，就应去掉“第”字，改为“×教〔2013〕12号”。

22、发文机关和事由位置颠倒。“发文机关名称+事由+文种”的结构顺序不可颠倒，如《关于××公司同意分厂成立销售部的批复》，应改为《××公司关于同意分厂成立销售部的批复》。

23、（三）正文拟写不当

24、具体步骤：（1）先凝练内容，确定文章的核心要点；（2）选取关键词，尽量用简洁的词语传达内容信息；（3）排除无用的修饰语，减少冗余内容；（4）遵循规范缩写，将长词转换为简写词，减少标题长度。

25、（二）主送机关拟写不当

26、版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。

27、引用公文不当。答复性公文的开头往往先引述来文，引述时应先引标题，后引发文字号。写作实践中，经常出现答复性公文不引述来文标题和发文字号的现象。如《××市文化局关于同意举办第十一届亚运会片展览的批复》，正文开头第一句是“你们的请示收到了”，应改为“你馆××××年×月×日《关于举办第十一届亚运会片展览的请示》（×文馆〔××××〕×号）收悉”。

28、印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文，其印发机关一般是部门的办公室。比如，宁波市教育局发出的文件，印发机关不应写作“宁波市教育局”，而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注，不能用汉字标注。另外需要特别注意的是，从2012年7月1日起，公文不再标注主题词。

29、主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。

30、（2）请示与函错用。请示是上行文，函是平行文；请示是向有隶属关系的上级机关请求批准，函可用于向平级或不相隶属机关请求批准。比如，北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“请示”，因为北仑区教育局是北仑职业高级中学有隶属关系的上级机关；若向北仑区财政局请求拨款建造宿舍楼，就应该用“函”，因为北仑区财政局与北仑职业高级中学之间无隶属关系。

31、抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等，就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。

32、版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码，由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。

33、主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

34、（三）序号编写不当

35、总之，缩减标题是提高公文效率和阅读体验的重要手段，需要综合考虑内容、读者和规范因素，精心和优化公文标题。

36、（二）印发机关和印发日期不恰当

37、二、主体部分

38、文种错用。选择文种应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。

39、一、版头部分

40、（一）发文机关代字易混淆

41、时间、数字使用不当。公文中除惯用语等用小写汉字外，大部分数字应使用阿拉伯数字。如“这一消息源于本市《晨报》九二年4月1日的一则‘愚人节特快报道’”，其中的日期混用汉字数字与阿拉伯数字，应改为“1992年4月1日”。又如“在沿江四个村各建小型水闸壹座“，其中的“壹座”应改为“一座”。

42、内容延伸：针对不同类型的公文，缩减标题的方法也不同。比如，针对行政公文，可以参考缩短标题规范，将标题限定在15个字以内；针对新闻稿件，则需要根据新闻要点和重点，简明扼要地表达出关键信息。

43、事由拟写不当。公文标题的事由是对公文内容的高度概括，要求准确、简洁。常用的结构是“关于××××××的”。有些公文标题的事由部分表述繁复，意思含混或缺少“关于”二字。比如：①《××公司对非法倒卖建筑材料的×××开除公职的通报》，②《××市安监局关于向各有关单位宣布全市安全大检查的通知》。①的错误是缺少“关于”二字，应补上；②的错误是表述繁复冗长，可改为《××市安监局关于开展全市安全大检查的通知》。

44、解释原因：过长的标题会增加读者的阅读成本，也会降低读者对文章内容的兴趣和关注度。因此，缩减标题可以提高文档的可读性和易理解性。

45、三、版记部分

46、通常，公文缩减标题的方法包括使用简洁的词语、缩减冗长的描述、提炼主要信息、采用缩写或首字母缩写、使用简明的表达方式，确保标题简洁明了，能够准确概括文档内容。